För proaktiva företagsrådgivare

Kompetenta medarbetare är den mest värdefulla tillgången i de flesta företag. Därför är det viktigt att denna tillgång används på bästa sätt. Att använda deras tid till att sitta av ineffektiva möten driver inte verksamheten framåt.

Med hjälp av ny teknik har det blivit ännu enklare att både vara effektiv och att slösa. Vi kan boka in personer direkt i deras kalendrar utan att de först vidtalats och vi kan snabbt koppla upp ett online-möte, med liten eller ingen förberedelse. Minskade restider är naturligtvis positivt och den digitala påminnelsen kanske ovärderlig. Men för många resulterar det i en oändlig rad av möten som upptar dagen och allt mindre tid att verkligen göra jobbet.

Här är sju praktiska tekniker för att få effektivare möten.

1. Förberedelse: Se till att mötesdeltagarna är informerade om ämnet i förväg och att de har fått all relevant information. Detta minskar onödig tid för att få alla uppdaterade under mötet och fokuserar i stället på det som är viktigt och att fatta beslut.

2. Tydliga mål: Definiera tydliga mål för mötet och kommunicera dem till deltagarna i förväg. Planera in mötesdagar med god framförhållning och låt gärna vissa möten ha ett tydligt tema eller huvudämne. Ett möte för strategi, ett möte för budget osv. På så sätt vet alla vad som förväntas och kan fokusera på att uppnå dessa mål under mötet.

Fokusera på beslut, inte på diskussioner. Var tydliga med vad ni beslutat och hur ansvar för beslutet delegeras.

3. Strukturerad agenda: Skapa en strukturerad agenda som innehåller specifika ämnen och tidsramar för varje punkt. Detta hjälper till att hålla mötet fokuserat och undvika onödigt tidsspill.

Hantera operativa frågor åtskilt från strategifrågor. Bedöm det verkliga värdet av varje punkt på dagordningen.

4. Tidsgränser: Sätt tydliga tidsgränser för varje diskussionspunkt och följ dem noggrant. Om en diskussion tar för lång tid, kan det vara bra att ta upp ämnet vid ett annat tillfälle eller planera in ett separat möte för att fortsätta diskussionen. Långa diskussioner med mycket tyckande kan vara ett tecken på att ni saknar relevant kunskap och fakta i saken eller att deltagarna är dåligt förberedda. Skjut frågan till ett kommande möte och se till att ni är bättre förberedda. Kanske några i gruppen kan göra en faktasammanställning så att ni kan börja på en högre nivå.

5. Aktivt deltagande: Uppmuntra alla mötesdeltagare att aktivt delta och bidra med sina idéer och åsikter. Detta kan göras genom att ställa öppna frågor som uppmuntrar till engagemang. Men var på din vakt så att inte mötet bara består av diskussioner. Ni är där för att fatta beslut och driva verksamheten framåt.

6. Effektiv kommunikation: Kommunicera på ett klart och koncist sätt. Undvik onödig repetition men se till att alla förstår vad som sägs. Hjälp deltagarna att förstå vad saken gäller. Tala till deltagarna utifrån dennes roll och ansvar. Använd beräkningar, exempel, bilder, diagram eller annat material som gör budskapet tydligare för deltagarna.

7. Uppföljning och åtgärder: Avsluta mötet genom att summera de diskuterade ämnena och besluten som fattades. Fördela tydliga ansvar för genomförande och uppföljning och vilka åtgärder som ska vidtas efter mötet. Ange tidsramar för genomförandet. Ni slipper därmed senare diskussioner om vad som beslutades, vem som skulle göra vad och när det skulle vara klart.

Genom att tillämpa dessa relativt enkla tekniker blir ni  effektivare och maximerar det värde som skapas genom strukturerade möten.

Lycka till!

Mats Dahlberg